La technologie au service des outils collaboratifs

Le travail collaboratif a toujours existé en entreprise. C'est même souvent une des clés du succès, parce que l'on est toujours plus fort à plusieurs que seul. Si les méthodes sont restés très rudimentaires durant de longues années, le développement des technologies de l'information a permis l'apparition d'outils plus sophistiqués et efficaces.

Des outils rudimentaires

Pendant des années, les outils utilisés étaient le papier, les tableaux (blancs ou noirs), les post-it… et naturellement le téléphone. Puis, avec l'avènement de l'Internet sont apparus les emails, qui permettaient de « suivre » une conversation à distance tout en conservant une trace, en partageant des documents… Mais l'inconvénient des emails est que l'on ne travaillait pas vraiment en temps réel, et qu'il fallait les trier et les classer. Les premiers pas de la téléphonie sur IP ont rapidement menés à des outils de visioconférence permettant d'organiser des réunions avec des personnes n'étant pas toutes physiquement présentes dans les mêmes locaux. La mise en place d'Intranets et de réseaux privés sécurisés a permis de partager des informations entre un plus grand nombre de personnes, leur permettant même de réagir, compléter et enrichir ces informations.


Longtemps, le travail collaboratif est resté dépendant de différents outils, souvent hétérogènes, demandant généralement un effort supplémentaire de leurs utilisateurs pour les comprendre et apprendre à les utiliser. Il n'était pas toujours évident de travailler efficacement lors d'une réunion avec des personnes au téléphone, partageant à l'écran les pages web d'un Intranet dont les informations n'étaient pas nécessairement mises à jour en temps réel, et surtout, dont l'interactivité était limitée.

L'apport des nouvelles technologies

Le développement des nouvelles technologies a permis l'apparition de nouveaux outils collaboratifs. Les réseaux sociaux se sont invités dans les entreprises, se développant ainsi en interne. Les outils de vidéoconférence se sont perfectionnés, permettant l'utilisation d'écrans plats de grande taille, offrant une image et un son d'une qualité inégalée jusque-là. Les blogs internes et les wikis ont fleuris sur les Intranet et les outils de partage permettent maintenant de travailler en temps réel à plusieurs sur un même document. Les tableaux de suivi de projets, reconnaissables à ce qu'ils étaient recouverts de post-it, ont maintenant leur équivalent numérique et sont affichés sur un écran interactif, et mis à jour en temps réel. Des équipes différentes, situés dans des locaux, voire dans des pays différents, peuvent donc travailler ensemble sur les mêmes données.
Naturellement, tout cela n'est possible que grâce au déploiement de l'Internet et des réseaux à très haut débit, condition sans laquelle le travail collaboratif serait resté à l'âge de pierre.

Des solutions sophistiquées et intégrées

Les assemblages hétérogènes de logiciels de communication qui tenaient lieu de solution de travail collaboratif laissent peu à peu la place à de réels espaces collaboratifs virtuels ou physiques. Les différents matériels et logiciels permettant d'utiliser la vidéoconférence, le partage d'écran ou de document, la publication d'informations sont désormais intégrés et communiquent entre eux de façon transparente pour l'utilisateur. Il est désormais courant de discuter avec des interlocuteurs distants, en se voyant sur un écran interactif tactile, tout en alimentant à plusieurs en même, et en temps réel, un ou plusieurs documents partagés.


Mais ce n'est pas tout. Ces solutions arrivent maintenant sur les smartphones et tablettes. A partir du moment où une entreprise déploie l'infrastructure matérielle et logicielle nécessaire à un travail collaboratif interactif et efficace, tous ses employés peuvent en profiter, qu'ils soient dans les locaux, en télétravail, dans un espace de coworking ou mobile en déplacement. L'avènement du réseau mobile 4G et même 5G dans un avenir proche, rend possible l'utilisation de toutes ces solutions où que vous soyez.